フロム・エージャパンの縁の下の力持ち

ひと言でいうと、“働く”を全面的に支えています。
入社に際し、パソコン等の準備、各種登録の手続きから、
日々、社内のメンバーがそれぞれの業務で最大限に
パフォーマンスを発揮できるよう業務フローや設備などの
環境を整えたりと、さまざまなサポートを担うのが私たちです。

業務で困ったこと、改善したいことがあれば
真っ先に声がかかるポジションでもあるので、
よくいう「縁の下の力持ち」そのもの、だと思いますね。

――メンバーについて

現在、業務推進・人事課のメンバーは、
社員6名・アルバイト3名という構成です。

「庶務」「総務」「人事労務」「経理」といった業務を
役割分担しつつ、皆で協力、相談しながら進めています。

――業務について

例えば、
・請求書の作成
・各種申請の手続き
・備品の管理　など
業務毎にメインで担う人を決めていますが、
それだけを1日中、1人で淡々と進めることはほぼありません。

メイン業務以外に、全員で手分けをして進める業務、
突発的に発生する業務はメンバー間で「私がやりますよ！」などと
そのつど声を掛け、フォローし合って進めています。

一人ひとりが担う業務を集約すると
かなり多岐にわたりますが、大まかには
以下の「庶務」「人事労務」「総務」に分類できます。

庶務／受注登録・請求
作業時間の3割ほどを、受注登録が占めています。
※受注登録とは契約情報を専用システムに入力する作業のことです。

受注登録業務は、単純に情報をシステムに入力するだけでなく、
正しい契約情報かどうかをチェックする役割も担います。

多くの受注登録を期限内に終わらせるため、
アルバイトさんに的確な業務指示を出すことも重要な仕事です。

営業メンバーや版元であるリクルート社からの、受注に伴う様々な問い合わせにも対応します。回答にスピードを求められることも多いので、受注ルールの知識を持っておくことが、とても大切です。

また、受注データをベースにして、請求書を作成し顧客に送付。
入金の予定期日までに入金がなかった顧客の情報を、担当の営業に共有し、
今後の対応について確認。会社の取引に関わるお金の流れを管理することも、庶務の重要な仕事の一つです。

人事労務／申請・管理
入退社時の手続きをはじめとして、社会保険、有給休暇、産休育休、国や保険組合からの手当て、などの申請・管理業務を担い、幅広く事務手続きを行います。

その他、
・会社で導入している各種情報システムのユーザー管理
・ワークフローシステムの管理、フロー設計
・勤怠管理システムの情報管理
・社内ルールの改善、更新
・社内人事制度、国の制度についての説明対応
・社内必要情報のタイムリーな発信
・Pマークの規定にもとづく個人情報管理の注意喚起、マネジメント　
など、
みんなが安心して働くことができる環境づくりに、日々取り組んでいます。

総務／会社の環境整備
ここで全てのことを記載するのが難しいくらい、
会社全体に関わるあらゆるサポート業務を行っています。

筆記具や文具、クリアファイル、コピー用紙などの
購入・在庫管理もそうですし、
産業医の先生に、休憩室や空調（室内の温度）といった
『働く環境』について相談をすることも。

現場で起こっている問題を集約してまとめ、
その解決案を起案し、
私たちで新しいルールや仕組みを考え、
作っていくこともあります。

他には…
・電話・来客対応
・業務で使用するパソコン、スマホの管理・不具合の対応
・社内レイアウトの変更、業績資料の作成、全体会議の準備～運営
・福利厚生の一環である「ごっつぁん券」の発行
・インセンティブの支給額データの作成
・お年賀・お中元・お歳暮の発注
・加湿器や防災備品の購入
など、
パソコン作業もあれば、
席を離れての作業や備品購入などに外出することもありますね。

――１週間のスケジュール

受注登録に関しては、毎週金曜日に向かって徐々に業務が増えていきます。そのため受注登録以外の業務を
なるべく週の前半に済ませるようにしています。

とはいえ、正直に言ってしまえば、
業推の仕事は、１週間では切り分けづらいものが多くあります。
月単位やクオーター（四半期）単位、半年・１年、あるいは臨機応変に、
必要となった時に必要な対応をできるだけ素早く行う、という感じです。

事務仕事＝毎日同じことを繰り返すイメージ
を持つ方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。

確かに同じことを繰り返す業務もありますが、
それ以上に、あらゆることに臨機応変に対応する仕事が多いのが実態です。
突発的なことに柔軟性をもってうまく処理することをやりがいと感じたり、様々な変化を楽しめる人の方が、合っている仕事なのかもしれません。

――この仕事の楽しさ

やはり、誰かのためになっている、会社のためになっている
ということを感じられる瞬間が、この仕事の楽しさだと思います。

頑張ったことが形になって、結果、
皆が活き活きと働く姿を目にしたり、
人や会社の成長が実現できれば、
「やって良かった」と、自身の仕事に自然と誇りを持つことができます。

まさに「縁の下の力持ち」の役割です。

自身が誰かから認められようとする喜びよりも、
誰かが喜んでくれることや、人や組織が成長する姿を
自身の喜びとすることが、
この仕事を楽しくするコツかもしれません。

企業にとって…という以上に、
フロム・エージャパンという会社にとって、
私たちの仕事は「なくてはならないもの」だと思います。

私たちフロム・エージャパンが
顧客からの信用を得続け、成長を続けるためにも、
ミスを起こさぬよう マメに注意を呼び掛けたり、
そもそも、どうすれば事前にミスを防げるか
などを考えて対策を講じ、会社や仲間に厳しさを求め、
正確な業務を推進するのも私たちの役目です。

ですから、決して楽しいことばかりではありません。
会社のために、人の成長のために、嫌な役回りを担うこともあります。

そのような仕事も含め、私たちの仕事が、
必ず会社と働く仲間、
そしてその先にいるお客様の役に立っている
という自負をもって、
日々の仕事に向き合っています。

――フロム・エージャパンのいいところ

フロム・エージャパンで働くメンバーは、
皆、お客様のために本当に一生懸命。

私たちは、お客様と直接接点を持つことは、
ほぼありませんが、
お客様を大切にしようとする気持ちは皆と一緒。

だからこそ、
決してお客様にご迷惑をかけないよう、
そして、お客様に満足していただけるよう、
お客様から依頼されたサービス内容を
安全かつ正確に納品するために、
自然と一生懸命になれる風土があります。

皆が一丸となって
お客様に向き合っていけるよう、
挑戦・成長がしやすい環境と
安心して働くことができる環境を、
共に創っていくことに
やりがいを感じることができます。

――業推になるには

「縁の下の力持ち」と言われる仕事が好きで、
あらゆる面からサポートすることにやりがいを感じられる人なら、
きっと活躍できると思います――

ポジションが違えば見え方が異なりますし、
やりたいこと・やってほしいことも違います。
そうした違いを超え、会社規模で最適化を目指し、
協働して取り組むことを心掛けている私たち業推。

課題や問題に直面する前に、もっと前の段階から、
もっと上流から、改善はできないか？
業務設計やフローの変更で改善できる部分は
どんどん良くしていく、ということを常に考えています。

ただ自分が良い人になるだけでなく、
本当に人や組織のことを考えて動ける人。

そのうえで、
皆がさらに「働きやすい」と感じられるよう
ポジティブに業務を変えていこうとする人が、
業推で活躍できる人なのだと思いますね。